Export Excel des tournées :
pourquoi c'est indispensable pour les prestataires
Un fichier Excel de données de tournées bien structuré n'est pas un luxe — c'est un outil de facturation, de pilotage et de protection juridique. Voici pourquoi et comment l'utiliser.
Le chiffre qui fait réfléchir : un sous-traitant avec 10 chauffeurs réalise environ 200 tournées par mois. Sans export automatisé, compiler ces données manuellement prend entre 8 et 15 heures. Avec un export en 30 secondes, ces 15 heures sont récupérées chaque mois.
Les 3 usages d'un export Excel de tournées
1. La facturation mensuelle
C'est l'usage premier. Votre donneur d'ordre vous paie sur la base de données vérifiables : nombre de points livrés, colis déposés, kilométrage parcouru. Sans export structuré, vous reconstituez ces données manuellement depuis vos messages et notes — un processus long et source d'erreurs.
Un export Excel généré automatiquement depuis les saisies de vos chauffeurs vous donne en quelques secondes un fichier complet, trié par date et par chauffeur, avec tous les totaux. Vous le joignez à votre facture comme justificatif.
2. La protection en cas de litige
C'est l'usage le plus précieux, même s'il n'est pas le plus fréquent. Quand un donneur d'ordre conteste 15 points livrés sur une tournée du 12 mars, un export Excel horodaté montre la saisie du chauffeur le 12 mars à 18h47, avec les 15 points concernés. Le litige est documenté.
Sans cet historique, vous n'avez que votre parole contre celle du donneur d'ordre. Avec, vous avez des données précises et datées que vous pouvez produire en cas de procédure.
3. Le pilotage de l'activité
Les données de tournées, une fois compilées, permettent de répondre à des questions essentielles :
• Quel chauffeur a le meilleur taux de livraison ce mois-ci ?
• Quelle zone génère le plus de retours ?
• Comment évolue mon kilométrage moyen par point livré ?
• Quels sont mes mois de haute et basse saison ?
Ce que doit contenir un bon export de tournées
Nom, prénom, identifiant. Indispensable pour filtrer par chauffeur et analyser les performances individuelles.
Le nom du donneur d'ordre concerné. Permet de filtrer les exports par client.
La date réelle des tournées (pas la date de saisie). Permet de filtrer par période facturable.
Le nombre de points de livraison effectivement réalisés. C'est souvent la base de facturation.
Détail des colis pour les contrats qui facturent au colis plutôt qu'au point.
Km début et fin, ou km total. Nécessaire pour les contrats avec une composante kilométrique.
Nombre de retours et motif pour chacun. Indispensable pour justifier les retours auprès du donneur d'ordre.
Date et heure à laquelle le chauffeur a saisi sa tournée. C'est la preuve temporelle en cas de litige.
L'export Excel de FinDeTournée
FinDeTournée génère un fichier Excel en quelques secondes depuis les données saisies par vos chauffeurs. Vous choisissez les filtres (période, chauffeur, transporteur) et les colonnes à inclure, selon vos préférences configurées dans votre profil.
Chaque manager peut personnaliser son export : activer ou désactiver des colonnes, réordonner selon ses habitudes de travail. Une fois configuré, l'export prend moins de 30 secondes et le fichier est immédiatement utilisable dans Excel ou tout autre tableur.
Questions fréquentes
Oui. L'export peut être filtré par n'importe quelle période : une journée, une semaine, un mois, un trimestre ou une année complète. Il n'y a pas de limite de période dans FinDeTournée.
Oui. Le fichier Excel contient toutes les données structurées avec les totaux par chauffeur. Il peut être joint directement à votre facture comme justificatif, ou servir de base à votre logiciel de facturation.
Oui. Le filtre 'Transporteur' de l'export vous permet de générer un fichier distinct pour chaque donneur d'ordre. Utile quand vous avez des contrats avec DPD, GLS et Chronopost et que vous devez facturer chacun séparément.
Toutes vos données sont disponibles à l'export tant que votre compte est actif. Avant de résilier, exportez l'intégralité de votre historique. Vos données vous appartiennent.
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